Im November rückt im Handel vieles gleichzeitig näher: das Weihnachtsgeschäft, der Jahresabschluss und die Detailplanung fürs kommende Jahr. Wann soll da noch Zeit für die Inventur bleiben? Wer seine Bestände laufend zählt, kann diese Arbeit übers Jahr verteilen. Entscheidend sind überschaubare Etappen und klare Abläufe.
Wie viele Stück vom Artikel XY haben wir überhaupt noch? Im Verkaufsregal stehen sechs Stück. Im Lager liegen noch vier, eines ist im Schaufenster ausgestellt. Eine Aufnahme des Sortiments führt im Detailhandel manchmal durch das ganze Geschäft.
Die Warenwirtschaft führt Buch über Einkäufe und Verkäufe. Ob der erfasste Bestand tatsächlich mit dem übereinstimmt, was auf den Regalen liegt, zeigt sich aber erst beim Nachzählen. Dabei geht es um eine Zahl, auf die sich viele verlassen: Wer Kundinnen und Kunden etwas zusagt oder beim Lieferanten nachbestellt, muss wissen, was vorhanden ist.
Doch auch das Zählen braucht Zeit. Und die ist gerade gegen Jahresende knapp. Zwischen Beratung, Wareneingang und Weihnachtsgeschäft lässt sich ein zusätzlicher Arbeitsblock nur schwer unterbringen.
Curion empfiehlt deshalb, die Inventur laufend anzugehen und diese in Etappen einzuteilen. So lässt sich eine ruhigere Stunde im Geschäft für etwas nutzen, das sonst gerne auf später verschoben wird.
Kleine Etappen brauchen einen guten Überblick
Die sogenannte rollende Inventur verteilt die Bestandsaufnahme auf mehrere Zeitpunkte. curionERP unterstützt dieses Vorgehen: Bestände können schrittweise erfasst, kontrolliert und zusammengeführt werden.
Damit aus vielen kleinen Zählungen ein verlässliches Ganzes wird, braucht es einen Überblick.
- Welche Regale sind bereits gezählt?
- Sind die Daten übertragen und kontrolliert?
- Fehlt zu einem Artikel noch der Bestand im Lager?
Ein einfacher Ladenplan mit eingezeichneten Gestellen hilft bei der Orientierung. Eine Kontrollliste hält fest, wer welchen Bereich gezählt hat und wie weit die Bearbeitung ist. Auch offene Punkte gehören hinein. «Lager noch zählen» ist eine kurze Notiz, die später mühsame Sucharbeit ersparen kann.
In den Curion-Schulungsunterlagen findet sich dazu eine praktische Empfehlung: die erfassten Daten laufend kontrollieren, zusammenführen und regelmässig freigeben. So bleibt die Arbeit auch nach dem Zählen überschaubar.
Ware bewegt sich auch während der Inventur
Die eigentliche Herausforderung liegt oft zwischen zwei Zählungen. Ein Artikel steht im Verkaufsregal, liegt als Reserve im Lager und ist vielleicht noch im Schaufenster zu finden. Während jemand zählt, möchte eine Kollegin das Regal auffüllen. An der Kasse wird derselbe Artikel verkauft.
Deshalb kommt es auch auf die Reihenfolge an.
Der in den Curion-Unterlagen beschriebene Ablauf sieht vor, zuerst die Ware im Verkaufsregal zu zählen und die Inventur ans System zu übertragen. Danach können diese Artikel wieder verkauft werden. Anschliessend wird der Bestand im Lager aufgenommen. Während dieser Lagerzählung dürfen die betreffenden Artikel weder ins Verkaufsregal verschoben noch direkt aus dem Lager verkauft werden. Sind alle Lagerorte erfasst, werden die Zählungen im System zusammengeführt und kontrolliert.
Die rollende Inventur braucht damit klare Absprachen im Team:
- Welcher Bereich wird gerade gezählt?
- Welche Ware darf sich bewegen?
- Wann ist der nächste Schritt möglich?
Je eindeutiger das ist, desto leichter lässt sich die Bestandsaufnahme in den Betrieb einfügen.
Artikel scannen, Bestände erfassen
Bei der Erfassung helfen mobile Geräte. In der Curion-App werden eine Inventurnummer und der jeweilige Lagerort angegeben. Danach lässt sich der Barcode eines Artikels scannen und die gezählte Menge eingeben. Alternativ können Artikel- oder Barcodenummern von Hand erfasst werden.
Die Übersicht zeigt die aufgenommenen Positionen. Anschliessend werden die Daten hochgeladen und ins curionERP eingelesen. Auch die Erfassung mit einem mobilen Datenerfassungsgerät oder direkt im Programm ist möglich.
Der Scanner erleichtert die Zuordnung der Artikel. Das sorgfältige Zählen und die anschliessende Kontrolle bleiben Teil der Arbeit. Falsch erfasste Mengen lassen sich bei der Inventurkontrolle berichtigen; wurde ein EAN-Code nicht gefunden, kann der Artikel manuell zugeordnet werden.
Wichtig ist zudem, welche Bestände miteinander verglichen werden: Das Inventurprogramm stellt die gezählte Menge dem verfügbaren Bestand gegenüber. Bereits für Kundinnen und Kunden reservierte Artikel werden dabei nicht berücksichtigt. Diese Logik sollte das Team kennen, wenn es Abweichungen prüft.
Was ein Blick ins Lager verrät
Mit der erfassten Stückzahl ist der Nutzen einer Inventur noch nicht ausgeschöpft. Ein genauerer Blick auf die Lagerdaten kann Fragen aufwerfen, die weit über das Zählen hinausgehen:
- Bei welchen Artikeln steckt viel Geld im Bestand?
- Was wurde seit längerer Zeit nicht mehr verkauft?
- Welche Bestände wurden zuletzt überprüft?
Für solche Auswertungen lässt sich aus dem curionERP eine Lagerliste exportieren und in Excel bearbeiten. Sie enthält unter anderem Angaben zum Lagerwert, zur letzten Inventur, zu Verkäufen und Bestellungen sowie zu den eingekauften und verkauften Mengen im gewählten Zeitraum.
Wer diese Daten sortiert und vergleicht, gewinnt Anhaltspunkte für die Sortimentspflege und den Einkauf. Ein Artikel, der lange keinen Verkauf mehr verzeichnet hat, verdient vielleicht einen zweiten Blick. Ein hoher Lagerwert kann Anlass sein, die Bestellmengen zu überprüfen. Die Zahlen liefern die Grundlage; die Erfahrung mit dem eigenen Geschäft hilft, sie einzuordnen.
Die nächste ruhige Stunde nutzen
Für den Einstieg muss nicht gleich der ganze Laden neu organisiert werden. Sinnvoll ist ein klar begrenzter Bereich, für den Zuständigkeit, Zählzeitpunkt und Warenbewegungen abgesprochen sind. Verkaufsärmere Zeiten bieten dafür Raum. Ergänzende Stichproben während des Jahres helfen, die Bestände im Blick zu behalten.
So kann die Inventur einen festen Platz im Arbeitsalltag bekommen. Das Team weiss, was bereits erledigt ist und was noch fehlt. Abweichungen lassen sich zeitnah prüfen, solange die betreffende Zählung noch in Erinnerung ist.
Im November wird die Zeit bis zum Jahresende kaum grosszügiger. Aber vielleicht reicht die nächste ruhigere Stunde für ein Regal.
Sie möchten die rollende Inventur in Ihrem Geschäft nutzen? Das Curion-Support-Team unterstützt Sie bei Fragen zum Ablauf und zur Erfassung mit curionERP und der Curion-App.
